Como Planejar o Desenvolvimento de Um Projeto Empresarial

O Que Compõe o Plano de Um Projeto Empresarial? Por Que Utilizar Formulários Padrões no Desenvolvimento do Projeto? O Que é Planejamento de Escopo em Um Projeto Empresarial?  

Julio Cesar S Santos

Julio Cesar S Santos

Por Julio Cesar S Santos – Professor, consultor e palestrante.

odo projeto tem um ciclo de vida com suas respectivas fases e processos e, diante disso, temos o que é denominado de “Plano do Projeto”.  Um dos maiores benefícios de uma metodologia do gerenciamento de projetos é ter definido o conjunto de normas, métodos, técnicas, modelos e ferramentas para desenvolvimento de projetos.

Assim, o Plano do Projeto faz parte desse conjunto. O plano inclui as ações para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares de trabalho definidos para o projeto e, sendo assim, pode-se dizer que o plano definido como o projeto será elaborado, monitorado, controlado e encerrado. O Plano do Projeto é um documento composto basicamente por vários planos auxiliares e específicos de áreas de conhecimento, que são:

Plano Organizacional

Define a estrutura de organização, gestão e a equipe executora do projeto. No caso da montagem do restaurante do nosso exemplo, o dono teve que contar com uma equipe de engenheiros, arquitetos, marceneiros, eletricistas, mestres de obra, dentre outros. Quando se inicia um projeto, já se apresenta um Termo de Abertura, quais profissionais são necessários e, quando elaborar o Plano, já se colocam os nomes das pessoas (ou empresas) que irão executar o projeto – bem como a relação de hierarquia entre elas.

Equipe de Projeto

Planejar recursos humanos significa determinar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, tanto em relação às pessoas quanto aos grupos internos ou externos à organização executora do projeto. Significa, ainda, incluir informações de como e quando os membros da equipe do projeto serão contratados ou mobilizados, critérios para sua liberação do projeto, identificação das necessidades de treinamento e identificação das necessidades de mudança na Organização relativas à implantação do projeto.

Capacitação

Em alguns casos, para execução do projeto, profissionais da casa talvez precisem de treinamentos mais específicos para a execução de algumas tarefas. Assim, quando a empresa identifica as necessidades de capacitação da equipe, ela elabora um plano de treinamento.

Gestão da Mudança

Muitos projetos impactam diretamente no processo de uma empresa, como por exemplo a implantação de um software de gestão – tipo ERP.

Planejamento de Escopo

Trata-se de definir como o trabalho precisa ser desenvolvido para garantir a entrega de um determinado produto dentro de todas as suas especificações e funções. No processo de iniciação, apresentamos um escopo preliminar, o qual serve de base para futuras decisões do projeto, incluindo os critérios que avaliarão se o projeto (ou fase dele) foi contemplado com sucesso.

Dessa forma pode-se dizer que, com o planejamento do escopo, determinaremos os limites do trabalho no projeto e, a esses limites, chamamos de “entrega”. As entregas são definidas no início do projeto e aceitas/aprovadas no final do projeto. Tornam-se marcos quando possuem uma característica de decisão importante.

O objetivo fundamental deste planejamento deve ser o de prover uma orientação consistente e realista a respeito do que deve ser gerado pelo projeto e de como isso deve ser executado e controlado. Os principais componentes deste planejamento são:

  • Roteiro de preparação de uma declaração detalhada do escopo de projeto, bem como o tratamento de suas mudanças;
  • Procedimentos para a construção da estrutura analítica de projeto (EAP) com as respectivas regras para sua aprovação e manutenção ao longo do empreendimento;
  • Regras sobre a aceitação formal dos entregáveis, em um formulário-padrão, por exemplo.

OBSERVAÇÃO 1: Formulário-Padrão é um documento essencial para o projeto e para o planejamento do escopo, em particular nos estágios iniciais do empreendimento, pois consolida informações-chave para suporte à decisão sob níveis mais elevados de incerteza que caracterizam o início dos projetos.

OBSERVAÇÃO 2: Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é a expressão em português para WBS (Work Breakdown Structure) que representa uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executada pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Sendo assim, EAP pode ser definido como um agrupamento de elementos do projeto, orientados a produtos, que organiza e define o escopo total do trabalho:

  • Uma representação gráfica da hierarquia do projeto.
  • Identificação de todo o trabalho a ser executado: trabalho que não está no WBS não faz parte do Escopo do Projeto;
  • A base a partir da qual o projeto é construído;
  • Reflexão das pessoas sobre todos os aspectos do projeto.

Além disso, uma EAP construída pode ser reutilizada em outros projetos. Só não podemos esquecer que todos os processos precisam ser documentados e registrados. Só assim poderemos aprender com os acertos e com os erros também. Principais benefícios desta EAP:

  • Ajuda a prevenir que o trabalho se perca nos detalhes;
  • Dá à equipe do projeto uma compreensão de como cada uma das partes se encaixa no todo do projeto e o impacto do trabalho de cada um no todo do projeto.
  • Facilita as comunicações e cooperação entre os membros da equipe e demais stakeholders;
  • Ajuda a prevenir mudanças;
  • Focaliza a experiência da equipe naquilo que precisa ser feito, implicando um projeto de maior qualidade;
  • Promove uma base para dimensionamento da equipe, orçamento de custo e prazos;
  • Permite provar as necessidades de pessoal, custo e prazos;
  • Ajuda no comprometimento e desenvolvimento da equipe;
  • Ajuda a equipe focar seu pensamento no projeto;
  • Ajuda os membros da equipe perceber seus papéis.
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OBSERVAÇÃO 3: Como se parece com um organograma, a EAP possui os seguintes níveis:

  • Primeiro nível: o projeto;
  • Segundo / terceiro níveis: estratégia de execução;
  • Último nível: tarefas do trabalho:

– Atividades para elaboração de produtos do projeto (“entregas”);
– Possui um responsável pela execução;

– Pode possuir limitações de prazo e custo;

– A partir do último nível são criadas as tarefas do cronograma.

Após definida EAP, é importante que todos os pacotes de trabalho sejam estratificados em suas atividades, ou tarefas, que podem ser chamados também de nível de esforço.

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