Sistemas de gestão, processos e pessoas

Luiz Otávio Goi Junior
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Os três pilares para a sustentabilidade empresarial

Por Luiz Otávio Goi Jr.*

   Nos dias de hoje, o termo sustentabilidade nos remete imediatamente um conceito de preservação ambiental ou semelhante. Esse termo que tem sido cada ver mais citado e comentado, tem chamado a atenção das empresas, inclusive na busca de certificações, premiações e também em interesses de marketing para o mercado, com a onda modal dos “Produtos Sustentáveis”.

   O que pouco se fala é que o conceito sustentabilidade vai muito mais longe do que isso, pois engloba o envolvimento da empresa em três grandes pilares conhecidos por TBL (Triple bottom line) que são os pilares ambiental, social e econômico. Essa forma de avaliar a sustentabilidade, gera uma ampliação do leque de necessidades que até então, em um entendimento superficial representaria somente o pilar ambiental e é justamente nesse ponto que eu gostaria de tocar.

    A sustentabilidade empresarial, advêm de algo muito maior do que só da lucratividade específica no final. A sustentabilidade empresarial requer o entendimento de diversos fatores e para isso, existem três grandes pilares que julgo necessário aprofundar: Sistemas de gestão robusto e aplicável, processos organizados e pessoas engajadas e aptas para desempenhar suas atividades.

Os sistemas de gestão, são como o guia pratico. É onde está exemplificado tudo o que a empresa realiza e tem de Know how quanto a sua operação.

    Sistemas de gestão: Os sistemas de gestão, são como o guia pratico. É onde está exemplificado tudo o que a empresa realiza e tem de Know how quanto a sua operação. Independente da empresa ser fabricante, comercio, prestador de serviço ou até mesmo virtual, o sistema de gestão precisa estar estabelecido a fim de garantir claramente qual o plano estratégico da empresa. Vale lembrar que um sistema de gestão não precisa exclusivamente ser certificado (apesar da certificação reunir o que há de melhor em gestão) mas precisa ter no mínimo as características mais importantes para uma empresa ter seu capital intelectual registrado e não somente na cabeça das pessoas.

    Basicamente, um sistema de gestão deve ter por prioridade, no mínimo: Uma política base estabelecida (Descrevendo suas informações e aspirações), missão, visão e valores, descrevendo o que a empresa é, o que ela espera ser e quais as ferramentas que ela utilizará para tal, manuais direcionadores, que servem como guia para aqueles que estiverem iniciando sua jornada como funcionário ou stakeholder, procedimentos descritivos, demonstrando no mínimo o que deve ser feito a cada necessidade das atividades e instruções técnicas para as operações existentes, explicando exatamente como fazer cada operação e quais os planos de ação e reação para cada ocorrência conhecida.

     Essas ferramentas devem ser o plano básico da empresa, para que assim sejam reduzidos retrabalhos e falta de continuidade do trabalho realizado nas reestruturações e em mudanças de pessoas estratégicas na empresa.

     Processos: Os processos da empresa em si, são as atividades padrões por ela realizados. Sejam processos eletrônicos, processos operacionais, processos de rotina ou quaisquer outros, estes precisam ser monitorados, registrados, controlados e revisitados periodicamente, a fim de estarem sempre atualizados e eficientes. Uma das características mais comuns de empresas que não tem processos robustos é a falta de atualização, onde pessoas começam a alterar pequenas partes do processo, e com isso o padrão é perdido gerando perdas e ineficiência. Os processos precisam ser padronizados com frequência e a cada revisitação devem ser mapeados na busca de propostas de melhoria, utilizando-se sempre das atualizações de mercado.

    Empresas que não revisitam seus processos, acabam tendo muitos problemas como o excesso de confiança dos executores, que acabam realizando-os de forma ineficiente e com alto risco (os acidentes começam no excesso de confiança, por exemplo).

     Para garantir que seus processos estão robustos, os passos primordiais são a avaliação profunda dos processos com periodicidade definida e auditoria frequente de execução. Somente com processos formais de auditoria, é possível garantir que estes foram visitados e acompanhados e assim poder gerar os planos de solução necessários para colocar o fluxo de volta no lugar quando algo ocorrer fora do esperado.

     Pessoas: As pessoas estão no pilar que requer mais atenção para a sustentabilidade empresarial, isto porque pessoas são a maior incógnita quanto ao resultado. Pessoas sofrem variação de performance, humor, interesse, engajamento e com isso seu monitoramento se torna difícil e a previsão de seus resultados também. Para que as pessoas executem as atividades na forma esperada ou prevista, estas precisam ser o tempo todo monitoradas quanto ao seu estado físico e mental, objetivando-se sempre obter o melhor resultado a ser oferecido por esta.

     Um dos erros mais comuns na gestão das pessoas é entendê-las como máquinas, pois pessoas geram sintomas de problemas diferentemente das máquinas e essa atenção é que deve ser especial.

     Pesquisa de clima, avaliações psicológicas, avaliações físicas e controles sociais devem ser sempre foco, independente do momento vivido. Pessoas costumam ter impactos em seus resultados por pequenos detalhes que não podem ser vistos sem uma avaliação frequente, e se esta não é realizada de forma preventiva e contínua, os sintomas aparecem de forma tardia, gerando uma grande dificuldade de reverter seu resultado depois que o problema já está instalado.

    Como foi possível ver, os três pilares são importantes e primordiais para garantir uma gestão sustentável dentro de uma empresa. Casos em que estes não são vistos igualmente (onde algum destes é priorizado ou então desprezado) o desequilíbrio é percebido em todas as partes da empresa, onde quando o sistema de gestão não é priorizado, os conflitos internos crescem, diante da divergência de foco e valores individuais; onde os processos não são robustos o desequilíbrio é percebido principalmente na padronização de processos e os problemas começam a ocorrer com excesso de retrabalhos e perdas e quando o pilar das pessoas não está equilibrado, inicia-se um processo de desmotivação, fazendo com que a performance não seja adequada e também gerando o desperdício de talentos.

     Diante disso, somente através do contínuo aprimoramento dos sistemas de gestão, da otimização constante dos processos e do acompanhamento sólido das pessoas, que a sua empresa será sustentável o bastante para suportar as crises que irão ocorrer no dia a dia.

Sobre o autor

Luiz Otávio Goi Jr. tem formação na área ambiental, especialista em educação, sistemas de gestão integrados e MBA em Gestão empresarial. Tem expressiva vivência em gestão no ramo da indústria, no qual soma mais de 14 anos de experiência nos ramos automobilístico, energia e bens de consumo. Atualmente, é executivo em sistemas de gestão em indústria de grande porte, autor dos livros “Administrando sistemas, gerindo processos e engajando pessoas” e “Aprimorando sistemas, otimizando processos e desenvolvendo pessoas” além de publicar artigos periódicos voltados a sistemas de gestão em revistas e páginas técnicas na área.

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