Conheça cinco pontos-chave de gestão para aplicar em escritórios de advocacia

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Todo indivíduo que opta por seguir carreira no direito possui, à sua frente, milhares de escolhas a serem feitas e todas elas podem levá-lo ao fracasso ou ao sucesso, a depender do modo como essa carreira é conduzida desde o início. Enquanto estudantes, é bastante natural que futuros advogados definam qual é a área do direito que mais lhes atrai, o tipo de pessoa com a qual gostariam de trabalhar, se querem prestar concursos públicos ou ingressar em um escritório tão logo consigam a oportunidade.

É fato que construir uma carreira dentro do direito significa obrigatoriamente entregar-se a uma acirrada competição, mas não é preciso pensar na concorrência quando se acredita na própria capacidade e, com isso, não queremos dizer apenas a respeito das habilidades como advogado, mas sim em características que acabamos por desenvolver fora do mundo acadêmico: disciplina, compromisso, ambição saudável, capacidade de trabalhar sob pressão e vontade de crescer. Certamente o profissional que evidencia essas características possui mais chances de ser bem-sucedido, ainda que em um mercado muitas vezes hostil, temperamental e imprevisível.

Quem começa trabalhando de forma autônoma e opta por abrir um escritório juntamente com sócios precisa preparar-se para sofrer uma grande reviravolta na carreira, que pode levar a resultados bons ou ruins. O primeiro pensamento que deve ser aceito é que você deixou de ser um indivíduo e se tornou parte de uma organização. O seu sucesso depende do bom funcionamento dessa organização e, para tanto, é fundamental que o seu modus operandi seja alinhado com os demais, mesmo que estejamos falando de profissionais que atuam em diferentes áreas do direito.

Considerando a dificuldade de grande parte dos escritórios de obter e aplicar fundamentos de gestão com foco em crescimento e ganho de produtividade, é bastante comum o hábito de atuar sob improviso, permanecendo em uma constante corda bamba de receitas e despesas e partindo do princípio que a gestão e o planejamento são meramente intuitivos e podem ser feitos por qualquer um dos sócios. Embora também exista a possibilidade de contratação de um gestor legal, ainda há problemas, seja devido à falta de habilidade do próprio gestor ou mesmo devido à falta de confiança no mesmo, o que inviabiliza que tenha conhecimento de dados confidenciais do escritório.

Considerando todo esse contexto, separamos 5 fundamentos-chave de gestão para aplicar em um escritório de advocacia com vistas ao seu aumento de produtividade, otimização de recursos e crescimento de um modo geral, buscando também mostrar que, através de algumas mudanças e da criação de estratégias dentro da própria cultura do escritório, é possível ter um negócio muito mais fluido e produtivo sem que seja necessário investir grandes somas de dinheiro.

Planejamento

Independentemente do tamanho ou momento no qual o seu escritório esteja, encontre tempo para parar tudo e reunir-se com os seus sócios, com o gestor responsável (se houver) e demais funcionários para tentar fazer o diagnóstico mais aproximado possível da realidade atual do escritório. O diagnóstico inclui o feedback de todos a respeito do trabalho que já vem sendo feito, dos principais problemas, falhas, pontos fracos e fortes para que, então, seja traçado um novo planejamento a fim de melhorar essa realidade. Decisões de caráter racional precisam ser tomadas com base em informações reais e a comunicação é fundamental para que um padrão de funcionamento seja definido nesse planejamento. Metas precisam ser traçadas e objetivos precisam ser esclarecidos. Para maior eficiência do seu planejamento, é interessante contar com ferramentas de gestão para escritórios de advocacia, já que podem proporcionar um controle eficiente de dados.

Cultura de desenvolvimento

Acreditar que deixar as coisas fluírem sozinhas é o melhor caminho é algo perigoso e incerto. Quando falamos de produtividade e organização, a tendência é que o caos e a desordem reinem em qualquer ambiente. Por essa razão, é preciso adotar uma cultura baseada na busca pelo desenvolvimento da firma como um todo e isso inclui as carreiras de todos os profissionais, inclusive aqueles que não são advogados, mas sim administradores, contadores, gestores e outros que trabalham junto aos sócios e se especializaram na rotina dos escritórios de advocacia. Escritórios que optam por contratar pessoas para desenvolvê-las em vez de simplesmente entregar tarefas rotineiras tendem a se destacar no mercado. Por essa razão, é fundamental proporcionar as condições ideais para que todos tenham um futuro ali dentro e não encarem o cargo como algo temporário.

Definição de tarefas

A pessoa que cuida do atendimento não é a pessoa indicada para cuidar das contas, assim como não é a pessoa indicada para cuidar da limpeza ou do acervo documental. Por mais que advogados tenham pleno conhecimento que desvio de função fere as leis trabalhistas, ainda é comum que contratem pessoas para suprir todas as demandas administrativas, contábeis e financeiras do escritório. É ideal que haja funcionários encarregados de funções definidas, pois só assim é possível realizá-las com excelência. Permita que o seu atendente seja o melhor atendente, e que o seu gestor seja o melhor gestor. Para tanto, dê a oportunidade para que desenvolva a função que lhe cabe e apenas ela.

Organização

Aplicar fundamentos de gestão é a forma mais eficiente de abrir caminho para que qualquer empresa se desenvolva e, por isso, a organização interna é indispensável. Organizar um escritório de advocacia significa definir desde o horário de expediente até o tipo de cliente com o qual se deseja trabalhar. Isso significa que tudo deve ser previamente definido, de modo que todos os membros do escritório trabalhem em sintonia.

Inovação

Inovar é preciso! Isso vale para todas as empresas que atuam no contexto econômico atual. É claro para todos que vivemos um momento de revolução digital e a tendência é que a solução de todas as nossas tarefas seja feita via internet. A inovação é o elo que liga todos os pontos-chave de gestão. Para o planejamento, é fundamental para o controle e registro de dados, facilitando a construção de novas estratégias. Para a cultura de desenvolvimento, a automação garante que funcionários não percam tempo com atividades corriqueiras como controlar documentos e agendas, por exemplo, e se concentrem melhor na otimização de suas atividades com vistas a um aumento de produtividade. A principal sugestão para a automação dos escritórios de advocacia é a contratação do melhor software jurídico que encontrarem no mercado.

    O software jurídico, para a definição de tarefas, é interessante porque cada usuário trabalha em um módulo diferente e cada módulo diz respeito a diferentes atividades. Assim, cada indivíduo só tem acesso àquilo que realmente precisa ver. No caso da organização do escritório, a gestão de escritório de advocacia ajuda de múltiplas formas: organizando a agenda, permitindo a gravação de documentos em nuvem, reduzindo o acervo documental físico e garantindo que recados sejam enviados em tempo real. Trata-se, simplesmente, de melhorar tudo o que já é feito de uma forma moderna, inovadora, organizada e justa, por um preço de contratação que se aplica ao tamanho de cada escritório.

Autor: SAJ

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