A integração dos sistemas de gestão empresariais frente às crises

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Luiz Otávio Goi Junior

Luiz Otávio Goi Junior

Por Luiz Otávio Goi Junior

Situações de crise não podem servir como motivo para que as atividades do SGI não ocorram, o sistema de gestão integrado é aliado contra as ocorrências adversas e com isso em tempos como de pandemia, os projetos devem andar com maior apoio e velocidade, pois somente um plano de gestão bem implementado pode servir como guia contra crises. Estar preparado é muito mais importante do que ser resiliente.

Os sistemas de gestão empresariais, abrangem comummente os sistemas de gestão ambiental (baseado na ISO14001), Sistema de gestão da qualidade (Baseado na ISO9001), Sistema de gestão de Saúde e Segurança (ISO45001) e Sistema de gestão de responsabilidade Social (ISO26001), e essa integração tem nos últimos anos tomado proporções cada vez maiores, pela padronização das atividades regulatórias e pelo atendimento a necessidades de requisitos de excelência. Essa integração vem ocorrendo nos setores mais avançados desde o início dos anos 2000 e vem ganhando força nos setores retardatários nos últimos cinco anos.

Essa integralização demonstra que além de uma padronização robusta das atividades empresariais, pode também auxiliar na implementação de procedimentos obrigatórios ou não, fazendo com que a empresa desenvolva planos de atendimento a critérios de excelência de forma alinhada e com isso, que os sistemas de gestão atendam mais rapidamente exigências e critérios que aparecem com o tempo.

Nesse caminho, durante o surgimento das crises (na situação atual, a pandemia do COVID-19), percebe-se uma redução das atividades padronizadas em parte das empresas e com isso os planos de gestão integrados começam a perder força, trocando as prioridades dos planos de gestão por outro problema atual, sendo que esse tipo de característica deve fazer parte dos planos do sistema integrado desde o seu início quando bem implantado. Para que a implementação do sistema de gestão integrado, esteja preparada para situações de crise, o SGI precisa ao menos abranger os seguintes itens abaixo:

SGI

Plano de gerenciamento de riscos: Antes de qualquer sistema implementado, o plano de gerenciamento de riscos deve ser a base. Qualquer implementação a ser realizada, precisa passar por um brainstorming desenvolvido de forma multidisciplinar. Somente dessa forma, podem ser verificados todos os possíveis riscos existentes nos sistemas de gestão atuais e principalmente priorizar quais questões cumprir, baseando-se nos resultados obtidos.

Manual base: Os sistemas de gestão integrados precisam de um manual base. Esse manual, precisa abranger as políticas do SGI, missão, visão e valores do sistema para garantir a base de conhecimento a todos. No manual, todas as características do sistema integrado devem estar presentes, inclusive as metas de todas as áreas envolvidas.

Procedimentos amplos: Para implementação, se sugere que sejam desenvolvidos procedimentos padrão para todas as áreas de conhecimentos envolvidas no SGI. Esses procedimentos são chamados de procedimentos de transição, onde devem servir como base para adequar os procedimentos existentes ao padrão novo estabelecido e principalmente evitar que documentos duplicados em ambientes diferentes, mas com a mesma finalidade existam.

Procedimentos específicos: Esses procedimentos precisam servir como utilização tática. Servem como guia para cada atividade existente na empresa. Os procedimentos podem tanto ser específicos para áreas do SGI, como combinados, desde que atendam áreas amplas ao mesmo tempo.

Instruções de trabalho, alertas, guias de execução: Esses documentos servem como padrão de execução. Nestes, devem ser detalhadas as operações a serem realizadas, todas as características de qualidade, Segurança e saúde, meio ambiente e responsabilidade social e ainda estarem disponíveis em todos os postos de trabalho (seja de forma física ou eletrônica). Seu objetivo é garantir que qualquer alteração de operador responsável, todas as atividades estarão descritas e principalmente as medidas de reação para cada ocorrência existente no plano de gerenciamento de riscos.

Registros: Todas as atividades de treinamento, controle e acompanhamento, precisam gerar registros como garantia para o sistema de gestão. Esses registros precisam ser desenvolvidos de forma mais padronizados possível, para garantir toda a cobertura necessária ao sistema de gestão. Os registros precisam ter procedimento de revisão e podem ocorrer de forma eletrônica ou física, desde que haja garantia da ciência do envolvido.

 Lista mestra de documentos: Todos os documentos do sistema de gestão, devem ser arquivados em uma lista mestra, seja por intermédio de Software ou planilhados. Esses devem ter em seu controle: revisão, distribuição, data de alteração e responsável, afim de garantir toda a rastreabilidade necessária ao plano de gestão da empresa. As listas mestras devem ser passíveis de auditoria de controle frequentemente.

Calibração: Tudo o que realizar medição, comparação e controle, precisa passar por processo de calibração. Essa calibração serve como garantia de que o sistema comparativo utilizado atende as normas vigentes e além disso, precisam ser validados pelo usuário, garantindo assim que seus resultados obtidos atendem a necessidade de seu uso.

Auditoria de controle: Frequentemente todo o sistema de gestão deve passar por auditoria de controle, onde auditores especificados e formados devem realizar a avaliação de todo o sistema de gestão integrado, garantindo assim a eficácia do SGI. Além desta, todos os sistemas de gestão para ganhar maior força de validação, devem ser auditados periodicamente por organismos terceiros de relevância em certificação. O objetivo dessa auditoria, além de garantir maior qualidade aos resultados do sistema de gestão é verificar possíveis não conformidades detectadas e ainda fornecer oportunidades de melhoria ao sistema, como garantia da melhoria continua do ciclo do SGI.

Durante os períodos de crise, desde que o sistema de gestão integrado tenha sido bem desenvolvido, características de contingência e planos emergenciais já estão contemplados no projeto inicial, fazendo com que poucos detalhes precisem ser ajustados, garantindo maior foco ao sistema de gestão mesmo em situações complexas (desde que no mínimo os passos acima sejam seguidos).

Situações de crise não podem servir como motivo para que as atividades do SGI não ocorram, o sistema de gestão integrado é um grande aliado contra as ocorrências adversas e com isso em tempos como de pandemia, os projetos devem andar com maior apoio e velocidade, pois somente um plano de gestão bem implementado, pode servir como guia contra crises. Estar preparado é mais importante do que ser resiliente e em sistemas de gestão integrados, você só está preparado quando atua de forma preventiva e segura.

Luiz Otávio Goi Junior

Luiz Otávio Goi Junior

Luiz Otávio Goi Junior

Tem formação na área ambiental, especialista em educação, sistemas de gestão integrados e MBA em Gestão empresarial. Tem expressiva vivência em gestão no ramo da indústria, no qual soma mais de 14 anos de experiência nos ramos automobilístico, energia e bens de consumo. Atualmente executivo em sistemas de gestão em indústria de grande porte, autor do livro Administrando sistemas, Gerindo processos e Engajando pessoas e publica artigos periódicos voltados a sistemas de gestão em revistas e páginas técnicas na área.

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